会议管理制度
第一章 目的
第一条 为规范本协会各项会议流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间、提高会议质量，特制定本制度。
第二章 职责
第二条 综合部负责会议管理，重要会议要在秘书处批准后到综合部登记备案。
第三条协会会务准备工作主要由综合部负责，其他部门主办或召集的会议，综合部应予协助。
第四条除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由综合部或指定会议记录人负责整理、分发、立卷、存档。
第三章 会议分类
第五条 早会
（一）一般规定
1、时间：每天上午8：45-9：00（控制在15分钟内）
2、主持：分管副秘书长
3、参加人员：副秘书长工作分管部门成员
（二）流程
1、问候（1分钟，可以自己设想或一周变化一次）
2、方式：鼓掌（爱的鼓励）
3、节奏：12，123，1234，12
4、目的：注意力集中
（三）推出昨天最佳伙伴分享经验（3分钟）
1、内容：最佳伙伴经验分享；
2、方式：互动与表彰；
3、目的：让其他伙伴学习到身边人成功的经验；让最佳伙伴感受协会对他的重视
（四）观念分享（3分钟）
1、内容：结合昨日总结反映的问题，给予相应的鼓励；
2、方式：提问一个昨日这个问题的典型，是不是很想解决这个问题，开始展开讨论；
3、目的：每天进步1%
（五）工作安排（3分钟）
1、内容：伙伴总结昨天工作，提出今天的工作思路；根据需要领导安排需要完成的工作
2、目的：让他们能清楚自己每天应该做什么
3、自我激励(2分钟)（词条建议每天变换）
4、鼓掌（同第一条）
第六条 周/月工作例会
（一）一般规定
1、会议时间：周例会每周一上午10:00-11:00（控制在一小时内）；月例会每月第三个工作日上午10：00-12：00（控制在二小时内)
2、主持与记录：分管副秘书长轮流主持，综合部或指定人员记录。
3、参加人员：各部门负责人、主要项目负责人（人数在15人以下全体参加）由于出差等特殊原因不能参会的，应提前向秘书处请假。
（二）会前准备
1、会议室清洁、整理，根据与会人员安排好座位等。（综合部、使用部门）
2、根据需要印发会议文件资料。
3、根据需要准备好会议记录工具（记录本，笔，录音笔等）。
4、根据需要准备好会议需用的设备（电脑，投影仪等）。
5、至少提前1个小时发放会议通知，并把与会人员情况反馈给会议主持者。
6、与会人员需提前准备好会中所需汇报内容。
7、与会人员需提前安排好会议时间段内所需处理的其它工作。
8、手机关机或调成静音状态。
9、会议记录与主持者，需提前5分钟到达会议室。
10、如有其它新的指示安排，提前告知与会人员。
（三）会中工作
1、会议记录者根据既定的记录格式做好会议记录。（指定人员记录、需要AB角）
2、会议主持者根据既定的会议议程控制整个会议过程。
3、与会人员积极发言，并注意自己的语气、语速、音量、时间等。
（四）会议内容
1、前段工作点评
2、工作进展汇报
3、布置阶段工作
4、重要议题讨论
5、经验学习分享
（五）会后工作
1、发放会议记录（根据需要发放给与会人员及未与会人员）。会议记录应准确，会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人、具体完成时间及标准。
2、根据会议对执行进行监督、检查、反馈。
3、会议内容需要每个主要参与人流程确认
第七条 理事会
（一）会议的召集
（二）1、根据理事会工作制度理事会会议由理事长负责召集和主持，综合部应在召开前15天就召开理事会进行统一安排。
2、综合部会议前应将会议的时间和地点、会议议题等内容提前5天书面通知全体理事。
3、理事会会议由理事长负责召集和主持，理事长因特殊原因不能履行职责时，可以指定副理事长或其他理事负责召集和主持。理事会会议应由三分之二以上的理事出席方可举行。
4、有下列情形之一的，理事会应在5个工作日内召集临时理事会会议：
a.理事长认为必要时；
b.三分之一以上理事联名提议时；
c.监事提议时。
（二）会议准备
1、文件材料：综合部门专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：
a.会议通知：时间、地点、形式（线上、线下）、应出席人员人员、议题、会议联络人等，若采用线上会议需预约视频会议号。
b.会议议程及主持词
c.会议PPT材料：上次理事会决议跟进事项说明、各部门工作汇报、议题事项及表决、列席人员提问、理事临时动议、会议总结
d.表决票、统计表、签到表
e.会议纪要由综合部或指定专人负责整理并由协会负责人审阅签发编号存档。
2、人员分工：接待、记录、设备操作、监票、统计、拍照、摄像等工作人员安排。
3、场地设备
a.综合部提前一天做好PPT投影、音响设备连接调试工作，采用线上会议需测试无线信号；
b.会议场所布置:会议主题PPT、参会人员桌牌、会议议程、记事本、水笔及其他材料（年报、宣传品）
（三）会议纪律
1、要严格遵守会议的开始时间，提前10分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。
2、所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作。
（四）会议召开
1、会议议程
a.报告出席人数；
b.理事长宣布开会；
c.通过本次会议议程；
d.通过上次会议记录（若为第一次会议，此项从略）；
e.报告上次会议决议案执行情形（无此项报告者从略）；
f.讨论事项；
g.临时动议；
h.选举（无此项目从略）；
i.散会。
会议可视需要在会前增加理事长致词、介绍贵宾等议程，或在通过本次会议议程时可视需要增加或删减议程。
2、会议记录
a.会议名称及会次；
b.会议时间；
c.会议地点；
d.出席人姓名及人数；
e.列席人姓名；
f.请假人姓名；
g.理事长姓名；
h.记录人姓名；
i.报告事项；
j.选举事项，选举方法，票数及结果。（无此项目者，从略）；
k.讨论事项，表决方法及结果；
l.其它重要事项。
m.议事记录应由理事长及记录人分别签名。
（五）其他规定参见”理事会议事规则“
第八条 会员大会（会员代表大会）
（一）会议召集
1、召开频率：会员（代表）大会每届五年。因特殊情况需提前或延期换届的，须由理事会表决通过，并经社团登记管理机关批准同意。但延期换届最长不超过1年。情况特殊的，会员（代表）大会可采用通讯形式召开。
2、主持与记录：秘书处指定人员记录，理事会主持。
3、参加人员：会员（代表）大会须有三分之二以上的会员出席方能召开。
（二）会议准备
1、理事会应在会员（代表）大会召开前30天将会议召开的时间、地点、会序、会议审议事项等报业务主管单位审查同意后，15日内报登记管理机关备案或核准，并在登记管理机关备案或核准后会议召开前10日将会议召开的时间、地点、会序、会议审议事项等以书面形式通知参会人员。
2、文件材料：秘书处专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：
a.会议通知：时间、地点、形式（线上、线下）、应出席人员人员、议题、会议联络人等，若采用线上会议需预约视频会议号。
b.会议议程及主持词；
c.会议PPT材料：协会章程修改说明；上一届理事会工作汇报、财务报告；重大议题事项及表决；会议总结；
d.表决票、统计表、签到表；
3、人员分工：接待、记录、设备操作、监票、统计、拍照、摄像等工作人员安排。
4、场地设备
a.综合部提前一天做好PPT投影、音响设备连接调试工作，采用线上会议需测试无线信号；
b.会议场所布置:会议主题PPT、参会人员桌牌、会议议程、记事本、水笔及其他材料（年报、宣传品）
（三）会议纪律
1、要严格遵守会议的开始时间，提前10分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。
2、所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作。
（四）会议召开
1、主持人介绍参会领导及相关参会代表成员
2、宣读关于同意换届选举的批复宣读关于同意换届选举的批复
3、宣布本次大会议程宣布本次大会议程
4、介绍选举办法介绍选举办法
5、宣布到会人数
6、推选总监票人推选总监票人
7、秘书长作上届理事会工作报告；财务部长作上届财务报告财务部长作上届财务报告
8、大会举手表决大会举手表决
a.通过第一届理事会工作报告（同意、不同意、弃权）
b.通过第一届理事会财务收支决算报告（同意、不同意、弃权）
c.举手表决章程修改草案说明章程修改草案说明（同意、不同意、弃权）
d.投票投票确定会费标准及财务管理办法确定会费标准及财务管理办法(不记名投票)
e.选举产生第二届理事会（选票要盖章）
f.介绍第二届理事、监事候选人情况监事候选人情况
g.投票选举第 届理事会理事
h.换届筹备小组推选监事会成员名单
i.总监票人宣读计票结果总监票人宣读计票结果
j.主持人宣布当选理事、监事名单监事名单
k.投票选举会长、副会长、秘书长、监事长
9、由主持人介绍新一届会长
10、主持人宣布当选会长、副会长、秘书长、监事长名单
11、为新当选负责人颁发聘书
12、当选会长就职演说
13、大会致辞
14、大会闭幕大会闭幕
15、会议纪要由秘书处指定专人负责整理并由全体参会理事在会议决议上签字，并在会议决议形成后7个工作日内向业务主管单位和登记管理机关备案。
（五）附则
本制度未尽事宜根据《社会团体登记管理条例》、国家法律法规和有关方针政策、本协会章程执行。