财务管理制度

1.目的

为了进一步规范福建省教育援助协会（以下简称“协会”）的财务工作，更好地发挥财务在业务管理活动中的作用，参考《民间非营利组织会计制度》、《企业内部控制规范——基本规范》及其他相关法律法规，结合协会的实际情况，制定本制度。本制度由协会秘书处、财务部及相关人员讨论后共同制定，由理事会审批通过后执行。在符合本制度规定基础上财务部门可根据实际情况制定相关操作细则。

2.货币资金管理

2.1总则

2.1.1为了规范协会对货币资金的内部控制，保证货币资金的安全，提高货币资金的使用效益，制定本规范。

2.1.2本规范所称货币资金，是指组织所拥有或控制的现金、银行存款和其他货币资金。

2.2现金管理

2.2.1根据组织的现金使用量及从银行提取现金的频率，规定现金库存余额不得超过1000元，超过库存限额的现金应当及时存入开户银行，月末支付宝、微信账户余额不得超过1000元。

2.2.2应减少现金开支范围，尽量通过银行办理转账结算。

2.2.3取得的现金收入必须及时入账，不得坐支现金。

2.2.4借出款项必须执行严格的审核批准程序，严禁擅自挪用、借出货币资金。

2.2.5出纳于每月末对现金进行盘点，由会计负责监盘，编制《现金盘点表》。确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符，及时查明原因，做出处理。

2.3银行存款管理

2.3.1主要业务活动的财务收支应尽量用银行支付的业务。

2.3.2 若月末银行对账单与银行账面金额存在差异，由出纳负责编制《银行调节表》，会计负责审核。

2.4票据及有关印章的管理

2.4.1对银行预留印鉴实行严格的管理，不得由一个人保管支付款项所需的全部印章。

2.4.2采用支票付款方式的，支票簿和财务专用章由出纳保管，人名章由组织领导人或其授权人保管。

2.4.3网银U盾由出纳、会计分别保管，采用网上银行支付时出纳负责提交付款申请，会计进行付款审核出账。

2.4.4用临时银行存折或者银行卡付款方式的，密码由出纳保管，存折或卡由组织领导人或其授权人保管。

3.收入管理

3.1总则

3.1.1为了规范对收入的内部控制，保证收入及时、准确、完整的入账，制定本规范。

3.1.2本规范所指的收入包括捐赠收入、会费收入、提供服务收入、政府补助收入、投资收益、商品销售收入等主要业务活动收入和其他收入等。

3.2收入类型

目前收入主要包括：捐赠收入（含物资捐赠）、会费收入、投资收入等。根据付款方对资金使用的限制，收入被划分为限定性收入和非限定性收入。

3.3收入管理

3.3.1通过公开募捐活动的收入，应受公开募捐备案内容规定的资金使用条款约束，财务部门根据公募备案有关条款进行核算。

3.3.2接受大额(5000元以上）捐赠收入，应由经协会与捐赠方（单位、个人）签订捐赠协议，财务部门根据协议相关条款进行核算。

3.3.3因捐赠项目情况发生变化、项目结束有结余资金等原因发生限定性收入需要进行科目调整的，应事先征得捐助人同意并保留原始记录或签订补充协议。非限定性收入进行科目调整必须说明原因并经审批人审批同意。

3.3.4协会工作人员应捐助人要求代办小额捐赠汇款手续须报备协会领导同意，负责与捐助人说明代办性质并应事先告知协会出纳。

3.3.5捐赠收入原则上应全额确认收入，筹资活动中发生的筹资费用应办理相关审批手续或借款手续。因各地活动过程中发生筹资费用金额较大，义工无法代垫的，可归集原始凭证后当场办理请款手续，由活动财务义工口头请示审批人同意后从活动收入中报支。

3.3.6协会对外投资收益及利息应计入其他收入。

3.4收款流程

3.4.1经协会领导同意代办接收人捐赠款，接收人在收到捐赠款24小时内转账至协会账户并备注资金来源及用途，及时通知协会筹款专员跟进对捐赠人服务。

3.4.2开展线下活动收到捐赠款项（含义卖），募捐箱应上两把钥匙由协会指派两名工作人员保管，募捐活动结束后两名保管人开箱第三人监督清点捐赠款，监督人、两名保管人填写《公开募捐收款清单》并签字，收款24小时内两名保管人同时到银行将捐赠款存入协会账户并将银行存款回单、《公开募捐收款清单》交会计记账。

3.4.3捐赠款无论是通过转账银行还是现金方式，在收到款项后出纳应24小时内开具捐赠票据给捐赠人。

3.4.4捐赠票据包括以下重要信息：开票日期、是否限定、收入性质、金额、付款人信息、加盖财务章。

3.4.5出纳开出捐赠票据后打印一张交会计与捐款银行回单、《公开募捐收款清单》一并入账。

4.支出管理

4.1总则

4.1.1为了规范组织对支出的内部控制，保证支出的有效、及时、准确，制定本规范。

4.1.2本规范将包括如下内容：支出类型、报销标准、票据规范和支出申请审批流程等。

4.2支出类型

支出类型：项目费用和管理费用

4.2.1项目支出：与项目相关的物品采购、项目活动费用等

4.2.2管理费用：按支出性质分类主要分为固定资产及办公用品采购、工资及办公室固定支出、出差综合补贴、市外交通费、市外住宿费业务招待费、其他日常支出等等。

4.3报销标准

4.3.1固定资产及办公用品采购。初次采购，应货比三家后，挑选出最佳供应商。与最佳供应商建立长期的合作关系之后，可省去货比三家。采购前应事先征求审批人的口头同意，或者申请借款。

4.3.2工资及办公室固定支出。办公室固定支出指房租、水电气、邮电费等工资，包括工资、津贴、社会保障费等。以上比较固定的支出，须经审批人首次确认，例如聘用合同、房租合同等。今后，如果金额相对固定，则无需再经审批人审批。

4.3.3市外交通费。出差者根据需要选择乘坐公共交通工具，普通员工动车二等座，协会领导最高可购一等座，飞机只能坐经济舱，实报实销。

员工出差乘坐火车，连续乘车时间六小时以上或在夜间（22：00~6：00）连续乘车时间三小时以上可购硬卧票，实报实销。

4.3.4出差人员借出差之便，事先经秘书长（执行长）批准绕道回家省亲办事者，其绕道车船费扣除出差直线单程车、船费，多开支的部分由个人自理。协会不计发绕道和在家期间的差旅费。

4.3.5协会员工出差的各项车票等由员工自行购买。出差员工可向财务部借出差备用金。

4.4差旅费（含住宿、当地交通、通信和伙食补贴）

4.4.1 员工到无法提供食宿的地方出差，费用按以下标准在限额内凭票报销，会长、执行长参照政府标准报销，超出部分由个人承担。

注：1、福建省是“省会城市”含福州（平潭综合试验区）、厦门、泉州三地

2、“其它地区”不含本地区郊县。交通费发票应注明行程路线。

4.4.2 同性员工出差一律住标准间，如超标准住宿的，超支部分一律由个人负担。

4.4.3伙食费：按出差地标准补贴午餐、晚餐伙食费，有宴请接待的午餐、晚餐补贴员工：每餐扣减补贴20元；执行长每餐各40元标准扣减补贴。

4.4.4出差如属陪同招待性质（如：请客人到外地游览），出差期间已有招待费报销或统一食宿，不再享受出差伙食补贴；如果费用中包含住宿费或由接待单位免费招待，一律不给予住宿费用。

4.4.5 经协会会长、秘书长（执行长）批准,因需要到外地参加会议、培训等，由会议或会务组统一安排食宿的，会议期间不享受伙食补贴住宿费用不予另外报销。

4.4.6各部门负责人应严格控制外出人员，并考虑完成任务的期限，确定好出差日期，对出差人员应严格对号入座按标准办理报销差旅费用。

4.4.7出差天数按出差日历天数计算，以火车、飞机、长途汽车或轮船实际出发、到达时间为准，按以下标准计算：

出发：中午12点以前出发为一天，中午12点以后至零点前出发为半天。

返回：中午12点以前返回为半天，中午12点以后至零点前返回为一天。

4.4.8 出差人员从一地到另一地出差，当天的补贴按到达地标准办理。

4.4.9享受协会日常通讯费限额报销的员工，出差期间的通讯费不另行报销，特殊情况的需签呈报协会秘书长（执行长）审批。

4.5其他有关规定

4.5.1 报销时必须持有相关的交通费凭证、票据，并应注明往返地点、时间、人数和金额，否则不予报销。

4.5.2 财务人员严格审核各项差旅费用，应追查超标的费用和特批情况手续的完整合法性，提醒关注异常信息，并反馈给协会。

4.5.3 有借支差旅费用的出差人员应在出差回协会后五个工作日内报销差旅费用并核销借款，如不及时核销借款将在下个月发放工资中扣除借款。

4.5.4 本规定适用短期（一周内）出差人员，长驻人员不适用本规定。

4.6支出申请审批流程

经办人需在钉钉提交“OA审批”并真实、准确、完整的填写支出申请单信息，经流程设定审批人审批：如果是在“报销标准”和“项目预算”之内的支出，由秘书长审批，会计审核，出纳复核后付款；如果是因特殊情况超出报销标准的，或者超出项目预算的，或者上述规定之外的非常规支出，由理事会讨论后审批，会计审核，出纳复核后付款。

4.7票据规范

一般情况下，申请人须提供正规的发票，并由申请人负责验明发票真伪。

支出类型包括：

GC——固定资产采购 BP——办公用品采购 GZ——工资性支出 BS——办公室固定支出 CZ——出差综合补贴WJ——市外交通费 WZ——市外住宿费 XM——项目费用 QT——其他费用

5.项目核算

5.1总则

为了辅助项目管理，为其提供财务数据方面的支持，财务按照项目进行辅助核算。为了规范组织对项目核算的内部控制，制定本规范。

5.2项目及费用科目的制定

财务人员应当在与项目部充分沟通之后，制定《业务活动表》中报表科目项下的二级项目子科目及三级费用子科目。科目的制定应考虑到以下因素：

a.组织自身的业务发展

b.管理层对财务数据的要求

c.捐赠方对财务数据的要求

d.与预算的衔接

5.3项目核算的方法

5.3.1直接项目费用

直接项目费用是指费用因某一个项目而发生。例如，一次出差就是为了某一个项目。

5.3.2间接项目费用

间接项目费用是指费用因多个项目而发生，例如，工资、房租等等。在这种情况下，费用就需要按照合理的比例分摊到项目中，分摊的方法和比例应当由财务人员与管理层协商参照项目方案书中的管理费用比例确定。

5.3.3项目管理费

      项目管理费统一由会计月末、年末按照年度总费用分摊

5.4项目核算的具体操作

项目核算通过《支出申请单》和《间接费用分摊表》来实现。

6 预算管理

6.1总则

6.1.1预算管理包括前期预算的编制、中期预算的控制及调整、后期预算与实际的差异分析并为下一次预算的制定提供宝贵经验。为了规范对预算管理的内部控制，制定本规范。

6.1.2本规范所指的预算包括两种，一种是组织整体年度预算、一种是项目预算。

6.2前期预算的编制

6.2.1年度预算的编制

每年1月之前编制完成组织整体本年的《年度预算》。《年度预算》的编制分为两部分，一部分是组织经常性支出，例如全体人员的工资、房租、办公费等日常必须的支出，由财务部提供；另一部分是直接项目支出，这部分由各项目负责人和各部门负责人提供。此外，还包括预计的收款金额和进度，这部分由筹款专员提供。预算依据是上一年工作完成情况和筹款金额及第二年工作计划，经财务部汇总并报秘书处最终编制完成《年度预算》。

6.2.2项目预算的编制

《项目预算》的编制由项目专员负责，一部分是直接项目支出，这部分由项目负责人提供；另一部分为间接项目支出，例如工资、房租等，这部分由财务人员提供。此外，还包括预计的收款金额和进度，这部分由筹款人或者捐赠方提供。经财务部汇总并最终编制完成《项目预算》。

6.3中期预算的控制及调整

预算的控制有两层，一层是报表层面的控制，包括组织整体的《业务活动表》与《年度预算》的对比、及《项目核算表》与《项目预算》的对比；另一层是报销层面的控制，财务部应针对预算实施过程中发生的大额偏差与协会领导人及项目负责人及时地沟通，进行项目上或者财务上的调整。

6.4后期的实际与预算差异分析

6.4.1年度决算与预算差异分析

财务部于每年1月之前完成上年的年度决算与预算差异分析，并为今后年度预算的制定提出建设性的建议。

6.4.2项目决算与预算差异分析

财务部于项目结束后一个月之内完成项目决算与预算差异分析，并为今后项目预算的制定提出建设性的建议。项目决算报告及差异分析的完成时间可适捐赠方的要求进行调整

7 财务报告编制

7.1总则

7.1.1为了规范组织的财务报告编制，保证组织的经营状况能够通过财务报告及时、准确、完整地反映，制定本规范。

7.1.2本规范所指的财务报告指资产负债表、业务活动表、现金流量表及报表附注。

7.2会计制度

按照《民间非营利组织会计制度》编制财务报表。

7.3会计年度

组织的会计年度为每年1 月1 日至12月31日。

7.4结账日

财务的结账日为每月最后一天。

7.5报告提交日

7.5.1整体的财务报告。财务部于每月10号之前提交上月的财务报告。每年1月30日之前提交上年的财务报告。

7.5.2项目财务报告。财务部于项目结束后一个月之内完成项目财务报告。项目财务报告的提交时间可适捐赠方的要求进行调整。

8财务岗位设置及职责

8.1总则

为了明确职责，促使财务工作在协作中顺利完成，制定本规范。

8.2协会负责人职责

8.2.1审阅《财务管理制度》并推动执行；

8.2.2审阅《财务报告》和《预算》，就问题与相关方沟通；

8.2.3与财务部长沟通其对财务的要求。

8.3财务部长职责

8.3.1起草并修订《财务管理制度》；

8.3.2设计《财务报告》和《预算》的内容框架；审阅《财务报告》及《预算》并上报给管理层、捐赠方、项目人员及相关政府机构和部门；

8.3.3每季度组织内审财务账务与上述相关方沟通他们对财务的要求；

8.3.4了解组织的经营状况，参与组织的管理决策，并根据财务信息提供建设性的意见；

8.3.5掌握国家与财务有关的各项政策法规，并与管理层、财务人员及相关人分享。

8.3.6负责组织各地区活动过程中财务监督义工的组织和委派。

8.4会计职责

8.4.1贯彻执行国家财会法规和政策，严格遵守《会计法》等规章制度，按会计准则正确区分限定性收入与非限定性收入，严格业务活动成本、管理费用（间接费用）和筹资费用（直接费用）的核算，协助制定各项的财务规章制度，并严格组织实施。

8.4.2负责会员会费等有关规费的收缴、统计和管理工作。

8.4.3负责与工商、税务、审计等有关部门的业务联系、申报、数据传送、公开年检工作。

8.4.4根据各业务部门的年度工作情况和收支计划，汇集编制协会年度收支预算草案，参与协会年度预、决算收支分析和财务管理决策。同时参与项目的策划和预算，监管资金进度和专款专用。

8.4.5根据项目资金来源及年度预算合理设置会计科目；审核一切收支凭证，及时结算，做好总账、分类账、辅助项目账等各项账表记账工作，保证每项开支都符合规定，做到清楚准确，发现问题及时汇报。每月5日完成报表并做好相关公开数据上传报送。每年1月31日前完成上一年度报表，并协助第三方做好年度审计。

8.4.6负责会计凭证，账册凭证的保管及会计档案归档工作，每周一次到协会审核凭证及账务处理。每月5日前协助各部门应收、应付款项的清理催收工作，负责跟踪落实向分管副秘书长汇报。

8.4.7每月定期对办公设备、项目活动用设备、现金、银行存款等清查核对，做到账、账物、账款相符，发现问题及时向协会主管领导汇报。

8.4.8全面了解人事劳资制度，根据考勤和绩效计发员工的工资及其他待遇；负责办理所有员工的五险一金缴交及员工增减申报。

8.4.9申请票据，购买票据，做好票据的保管工作。

8.4.10完成协会领导交办的其他工作。

8.5出纳职责

8.5.1严格执行财务管理制度和银行结算制度。

8.5.2按序时记好《现金日记账》、《银行存款日记账》。

8.5.3库存现金不超限额，保证现金的安全与完整。

8.5.4发现长余或短缺现金要及时汇报，及时查明原因，按规定的手续核销；银行对账单与单位银行存款日记账不一致时，要及时核对，查找原因，并编制银行余额调节表，待下月调整入账。

8.5.5做好协会的收入对账和定向捐款的专项核算工作，核对项目，核准金额，不出差错。

8.5.6支出凭证做到签字齐全、手续完备。内容真实。

8.5.7加强票据、银行空白凭证、银行印鉴的管理，认真做好票据的购领、使用和缴销手续。

8.5.8协助主办会计做好有关的财务工作，接受主办会计的指导和监督。

8.5.9认真负责做好日常的出纳结报工作，月底做好出纳结报单，连同有关凭证，及时送交主办做账。

8.6会计电算化

8.6.1负责会计电算化和手工账同步阶段的辅助会计记账工作；

8.6.2根据会计手工账同步通过财务软件进行登记核算；

8.6.3在保持与手工账一致的前提下按要求进一步细化核算；

8.6.4与手工账同步出具报表，基本报表与手工账保持一致，并根据协会领导和各部门要求主动提供各类分析报表。

8.7附表单

a现金盘点表

b银行调节表

c公开募捐收款清单

d预付款（借款）申请单